関係者を巻き込んで業務構造を整理！Balusユーザの声

チームでモデリングしながら対話ができるレヴィのサービス「Balus」が様々な場面でご好評を頂いています。そこで、実際にBalusを使っているユーザー様にインタビュー形式で利用目的やBalusの良さについてお話を聞いてみました。

今回インタビューに回答して下さったのは、医療関連機器メーカーにお勤めの南さんです。ご協力頂き、本当にありがとうございます。

業務構造を整理できるツールを探して

ー南さんはどのようなきっかけでBalusを使うことになったのですか？

最近仕事の中で、業務の構造や流れを整理しなければならない場面があって、どのようにやっていけばよいかを考えていました。

同時に、私自身が「システムズエンジニアリング」などのシステムズアプローチの考え方やメソッドに興味を持っていました。そのような方法が組織のあり方を考えたり事業の姿を描くために有効なのではないかと考えています。

そこで、業務を整理したいという直近の課題にシステムズエンジニアリング的な手法を試しに適用しようと考えて、いろいろと資料やツールを探していたんですね。

その中でレヴィさんが公開しているシステミングの記事や資料に出会って、興味を惹かれました。これは面白そうだなと。

levii.co.jp

そしてレヴィさんのWebサイトや記事をいろいろ見ていたら、ツールを提供しているということが分かって、トライアルに申し込んでみたというのが最初のきっかけです。

どうやって周囲を巻き込んで行くか？も課題

ー「業務の構造や流れを整理するという課題」に対してBalusを使っているとのことですが、この課題についてもう少し詳しくお聞きできるでしょうか？

私の勤めている会社は創業から20年くらいになるのですが、最近は新しいタイプの仕事やステークホルダがどんどん増えています。一方で、実施歴の長い仕事も規模が大きくなってきたり、業務の追加・変更の際に要求されるスピードが早くなってきたりしているので、従来のやり方を変えていかなければならない場面が増えています。

さらにそれらの仕事同士、業務間の関わり合いや関連性もだいぶ複雑になってきました。会社のメンバーもどんどん増えているため、業務に対する認識にばらつきが出てきたり、新しく入ってきた人に業務の全体像を伝えるのが難しくなってきていることを日々感じています。そこで、業務の流れや業務間の関係性について理解するための共通基盤をこれまでよりも充実させていかなければならないと思っています。

しかしそのような共通基盤を改めて整理して充実させていくにあたって、マネジメント層として私だけで取り組む形ではもはや追いつきません。現場のリーダーや担当者らも巻き込んでやっていかなければならないという状況でした。どうやって周囲を巻き込んでいくか？というのが大きな課題でした。

そこでBalusを使って、関係者と一緒に図を描いていくということに取り組んでいます。

一緒に図を描きながら議論

ー Balusを使った結果、どのようになりましたか？

まだ試行錯誤しながらではありますが、関係者を巻き込んで議論ができるようになっています。関連する打ち合わせの場ではBalusを使うようにしています。

最初は私が描いた図を見ながら議論するというところからスタートしました。そうしているうちに「こんな感じかな」というのが分かってきたのか、次第に他のメンバーも一緒にモデルをつくるようになりました。

既存の業務については、どのようなことをどのようにやっているのかをあらためて簡易業務フロー図などを描きながら分解・整理し、改善や変化への対応を考えています。

新しいタイプの仕事については、そもそもどのような業務をどのような流れで行うのかがふわっとしているので、そこをBalusで図を描きながら整理しています。ここでも、簡易業務フロー図をつくりながら検討することが非常に役立ちますし、同時にコンテキストモデルも描いてみて、それらを行ったり来たりすることでブラッシュアップしていきます。

さらに、各業務の話だけでなく、そもそも会社全体でどのような仕事があって、それぞれがどのような関係性なのかを構造化することにも使っています。