こんにちは、レヴィメンバーの安達です。
いつもBalusをご利用いただきありがとうございます。
前回はBalusをより効果的・効率的に活用いただくためのKATAの集まり～”KATA MAP”をご紹介しました。
KATAのご紹介～ Balusをより効果的・効率的に活用するために - 株式会社レヴィ ブログ
※「ところで”KATA”ってなんだろう？」と思った方もこちらの記事をご覧ください。
今回は年度末～年度始め「春」の時期に役立つKATAを取り上げて、KATAの利用事例をご紹介したいと思います。
春は節目～送迎会の季節
春は卒業や異動、新しい年度の組織活動が開始されるなど、まさに節目の季節ですね。
入社や異動、転職などにより、これまで所属していた組織からの離脱や新たなメンバーとしてお迎えするなど別れと出会いが交差する、そんな時期となっています。
そのため、仲間内やチーム、部署では歓送迎会が実施されることも多いはず。
幹事役になった方は、実施方法の検討、出席者との日時調整、お店の予約など、いろいろと大変な思いで準備し、歓送迎会を実施することになります。
■飲み会 KATA
そんな幹事さんにおススメしたいのが「飲み会 KATA」です。
KATA MAPの[普段使い]領域「日常のコミュニケーションで使う」枠の中に”飲み会を企画する”：飲み会企画・設計KATAテンプレートがあります。
・KATA MAPの[普段使い]領域「日常のコミュニケーションで使う」枠
https://balus.app/view-models/0lAuNmRFAw93VbiDxpB99?targetView=ybBt-i5DD5ZXGTSQMn-2r
・飲み会企画・設計KATAテンプレート
https://balus.app/view-models/KXPtWGcYLPNUimEBStjJt
これを送迎会を企画検討するビューモデルにコピペして検討を開始します。
送迎会準備の進め方を整理
まずは飲み会KATAの左下にある[To Doビュー]をご覧ください。
ToDoビューでは、飲み会の準備をどのように進めると良いのかを「タスク」（予定タスクは赤色付箋で）の羅列で示しています。
ここに書かれているタスク群はあくまでも汎用ですので、必要に応じて必要なタスクを足しこんだり、不必要なタスクを削除するなどして調整します。
準備の進め方をゼロから考えると大変ですが、このように用途の応じたKATAや汎用のタスク構造があることでタスクの抜け漏れを防ぎつつ手早く検討を進めることができます。
準備の進め方を明らかにして頭に入れたら、最初に取り組むタスクの付箋をオレンジ色に変えていよいよ送迎会の具体的な内容の検討を開始します。
もちろん準備の過程で何度でもこのビューに立ち返り、タスクの完了（オレンジ色を黄緑色に変える）や次タスクの確認（赤色をオレンジ色に変える）、進め方の変更などを随時行いながら準備を進めます。 このように作業の進行度合いはTODOビューの付箋の色の変化で判断できます。 すべてのタスクが完了したらこのTODOビューは黄緑色の付箋だけになっているはずです。
※この記事では、主な汎用タスクの流れに沿ってご紹介していきます。
目的・参加者・期待と制約事項の明確化
想定する参加者を洗い出して[目的、参加メンバー、期待/制約ビュー]に書き表します。
そして参加者それぞれが持つ期待（定時退社日の水曜日がよい、いつも居酒屋だからたまには中華料理がいいなー、等）や制約（大豆アレルギーがある、カキが超苦手、火曜日夜は子供の塾送迎があるから欠席、等）を収集して明確にします。
もし可能であれば参加者全員をこのビューモデルに招待して、各自で書き込んでもらうと効果的でしょう。
期待と制約事項の構造化
参加者の情報が取り揃ったら[期待/制約の構造化、観点化ビュー]で、期待・制約事項の関係性を整理して全体がどのような構造になるのかを確認します。
すべての期待や制約事項が相反せずに整理できることは稀ですので、食べ物アレルギーのような必須条件を優先にしたり、最も出席者が多い日など、開催日時や会場、実施コンテンツ等を決める際の考慮事項を特定します。
お店・会場の評価と決定
以上の結果から、いよいよ会場や日程、実施内容を明確にします。
[会場/日程/内容調整ビュー]の上部：横軸に事前整理した期待や制約事項（以降、”条件”とします）を、左側：縦軸にこれら条件を満たしそうな候補となるお店・会場を割り付けます。
候補となるお店・会場ごとに、条件に合致するのかしないのか等を評価してその結果を〇や△、×等で表します。
それぞれの評価が終わるとどのお店・会場が最も条件に合うかがわかる、ということになります。
併せて開催日時と会のコンテンツを決め、お店・会場を予約することになります。
関係者への連絡と調整～そして実施
最後に開催日時や場所、費用などを関係者に連絡し、冒頭・締めの挨拶や贈り物の購入と贈呈依頼などを事前に行い、そしていよいよ送迎会の実施・・・、いやはや幹事さんは大変ですね。
”飲み会KATA”の正体
送迎会の幹事という役割は、利害関係者を巻き込んだニーズ・要件の調整と取りまとめやその実現を実践する・・・それはまるでソフトウェア開発プロジェクトのようです。
そうなんです。今回ご紹介した”飲み会KATA”は、ソフトウェア開発の進め方の基本的なコツを凝縮したものになっているのです。
みなさんの実務実践をKATAが支える
以上の事例で、KATAには実務実践のコツが凝縮されていること、そして適切なKATAを活用できればみなさんの実務実践を”KATA”が効果的・効率的に支えてくれる、ということがご理解いただけたのではないかと思います。
今回は「春」に役立つ”飲み会KATA”をご紹介しました。
他にもKATA MAPにはみなさんの実務に役立つたくさんのKATAを取り揃えていますので、是非一度活用してみてください！
使ってみた感想を含めてみなさんのご意見などいただければとてもうれしいです。
